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人材派遣を依頼する際に伝えること8選|依頼の流れも解説

人材派遣とは、派遣会社と雇用契約を締結した人材が、企業からのニーズに応じて就業する仕組みのことです。企業は労働者を雇用することなく、必要に応じてすぐに労働力を確保できるメリットがあります。

企業活動における人的リソースを確保するために、人材派遣の利用を検討している方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、人材派遣を依頼する流れから、派遣会社に依頼する際に伝える事項・ポイントまでを解説します。人材のミスマッチなどのリスクを低減して、人材派遣を効果的に活用したい方は、ぜひ参考にして下さい。

1.人材派遣を依頼する際の流れ

まずは、派遣会社に人材派遣を依頼する際の基本的な流れについて解説します。一連の流れを事前に把握しておくことで、派遣会社への依頼から人材の受け入れまでをスムーズに行うことができます。

これから人材派遣を利用したいと考えている企業の方は、ぜひ確認して下さい。

1-1.依頼前の準備

人材派遣を依頼する場合は、まずは自社が任せたい業務内容・契約期間・就業条件などを決めます。定型的な項目だけではなく、求める人物像なども決めておくと、より自社に馴染んでくれる確率が高まるためおすすめです。

人材派遣を依頼するための各項目の洗い出しが完了したら、派遣会社を選定します。

派遣会社は得意とする専門分野や対応できる範囲がそれぞれ異なるため、実績や評判も参考にしながら、自社に合った派遣会社を選定するようにしましょう。

1-2.依頼後のヒアリング

派遣会社を選定して依頼を行ったら、担当者が自社へ訪問し、適した人材をマッチングするためのヒアリングを行います。

希望する人材・募集背景・派遣期間などの項目を詳しく伝えることで、より自社にとって有益な人材を紹介してもらえるため、事前にしっかりと準備をしておくことが重要です。

ヒアリング時に伝えるべきポイントについては後述しているため、派遣会社に依頼する前にぜひ確認しておきましょう。

1-3.人材のマッチング

企業からの依頼内容とヒアリングで得た情報を基に、派遣会社が希望条件に見合った人材をピックアップして、企業に紹介します。

近年ではマッチング率を高めるために、派遣会社の担当者と選定した人材が一緒に来訪して、顔合わせによるスキルチェックや職場見学を実施するケースも多く見られます。

注意点として、企業側が派遣会社の人材に対して履歴書や面接で選考を行うことは、労働者派遣法で禁止されていることに留意しておきましょう。

1-4.派遣契約・受け入れ開始

派遣会社のマッチングにより自社に派遣される人材が決定したら、派遣会社と契約を締結し、自社への受け入れを開始します。

自社への受け入れにあたっては、派遣社員がスムーズに業務に取り掛かれるように、業務マニュアル・備品の準備・入退出管理システムの設定などを事前に済ませておきましょう。一緒に働く現場の社員にも、派遣社員の担当業務や就業期間などを伝えておくと、受け入れ時に慌てずに済みます。

新しい人材の受け入れはスタート時が重要となるため、準備は抜かりなく行いましょう。

2.人材派遣会社に依頼する際のポイント・伝えること8選

派遣会社に人材派遣を依頼する際には、ヒアリングで必ず伝えるべき事柄があります。ここでは、人材派遣依頼時のヒアリングで伝えるべき事柄を8つ解説します。

人材のミスマッチを防ぎ、自社にとって有益な労働力をスムーズに確保するためにも、ぜひ参考にして下さい。

2-1.依頼する背景

派遣会社からヒアリングを受ける際には、まずどのような事情から人材派遣の依頼に至ったかという依頼背景を明確に伝えることがポイントです。

  • 一時的な人材不足を解消したい
  • 事業拡大のために増員したい
  • 欠員が出たため代替人員が欲しい
  • 産休・病欠の社員の代替人員が欲しい

企業の今後の目標や展望と併せて依頼背景を伝えることで、派遣会社の担当者も依頼側の意図や要望を把握することができます。また、人材の選定や提案の質を高めることにも繋がるため、依頼する背景は担当者にしっかりと伝えるようにしましょう。

2-2.業務内容

派遣社員に任せたい業務内容は、派遣会社が依頼を受けた企業に人材をマッチングする際に最も重要となる項目です。マッチング率を高めるためにも、ヒアリングの際には詳細で具体的な業務内容を伝えましょう

例えば、営業・事務といったよく知られた業種でも、企業によって実際の業務内容は大きく異なります。実際の業務フローや取り扱う品目などを現場からヒアリングしておくなど、できるだけ相手が業務内容をイメージできるように事前準備をしておきましょう。

2-3.就業条件・勤務シフト

勤務時間や残業の有無などの就業条件や勤務シフトについては、派遣会社が条件に見合った人材を探すにあたって必須の項目となるため、必ず正確な情報を伝えましょう。

派遣された人材との間にずれが生じると、トラブルに発展しやすい項目です。今後の展望も踏まえて、明確な就業条件・勤務シフトを精査して提示するようにしましょう。

2-4.必要なスキル・資格

派遣会社が人材をマッチングする際には、業務内容と併せて業務遂行に必要なスキル・資格を参考にします。業務に必要なスキル・資格については、ヒアリングの際に漏れなく伝えるようにしましょう。

ただし、要求が高くなりすぎるとマッチングする人材の母数も少なくなり、人材の紹介を受けられない場合があります。必要なスキル・資格については社内でよく検討した上で優先順位を付け、多くのスキル・資格を求めないようにすることが重要です。

2-5.派遣期間

人材派遣は有期契約であるため、利用にあたっては明確な派遣期間を派遣会社に伝える必要があります。派遣期間には上限が設けられており、一般的な人材派遣の期間は原則3年、紹介予定派遣の場合は6ヶ月が上限です。

派遣会社は、企業から伝えられた派遣期間に応じて人材を手配して契約を締結するため、企業側の一方的な都合で期間を短縮したり延長したりすることは契約違反となります

人材派遣のヒアリングの際には、社内で人材が必要となる期間をよく吟味してから、派遣期間を伝えるようにしましょう。

2-6.勤務地

勤務地は派遣社員の通勤に関わるため、勤務地については必ず正確な情報を伝えましょう。勤務地は、派遣会社が人選を行う上で重要な項目となります。電車やバスなどの最寄り駅や路線案内なども、セットで伝えておくと尚よいでしょう。

また、業務上の理由により勤務地が変更となる場合や、複数拠点で勤務する可能性がある場合は、事前に伝えておくことも大切です。勤務地の情報に食い違いがある場合や、後から派遣社員に伝えた場合は、派遣会社との間でトラブルになる可能性があります。

2-7.職場環境・人員構成

派遣会社から派遣される人材の多くは、自分がどのような職場環境でどのような人たちと働くかを気にしています。

そのため、派遣会社のヒアリングの際には、業務内容だけではなく職場環境や人員構成もセットで伝えておくと、就業後のミスマッチを減らすことに繋がります。社内規定や社内ルール、禁煙・分煙の体制、服装・髪型などについて詳しく伝えておきましょう。

また、職場の環境だけではなく、雰囲気や人間関係も重要視されるポイントです。派遣会社の人材が働きたいと思えるように、職場の風景やメンバー紹介の資料も作成しておくことをおすすめします

2-8.福利厚生

派遣会社から派遣される人材のなかには、派遣先の福利厚生を重要視している方も少なくありません。そのため、派遣社員の働きやすさに関わる下記のような項目は、詳細に伝えておくことをおすすめします。

  • 業務に必要となる制服や備品の貸与
  • 更衣室・ロッカーの有無や利用の可否
  • 社員食堂の有無や割引利用の可否

また、派遣社員のなかには、派遣先の正社員との待遇差や差別を嫌う方もいます。近年では、社員と派遣社員を同等に扱う風潮が強まっているため、福利厚生面に関しても冷遇するようなことは避けたほうがよいでしょう。

まとめ

人材派遣を利用する場合には、依頼前に伝えるべきポイントを事前に洗い出してから依頼を行うことが重要です。派遣会社の担当者に詳細な情報を伝えることができれば、より自社に適した人材を紹介してくれることが期待できます。

人材派遣を効果的に利用するためにも、自社の状況を分析して、どのような条件でどのように人材派遣を利用したいかを明確にしてから依頼を行うようにしましょう。

これから人材派遣を利用したい企業の方は、ぜひ今回紹介した依頼の流れ・依頼時のポイントを押さえて、自社の希望に合った人材派遣活用を行って下さい。