従業員から退職代行を通じて突然退職の意思が伝えられると、企業側はどのように対応すべきか戸惑うこともあるでしょう。業者の形態によって権限や対応範囲が異なるため、まずは連絡元の正当性と委任の有無を確認することが大切です。誤った対応をすると、引き継ぎが滞ったり法的トラブルに発展したりする可能性があるため、冷静で適切な判断が求められます。

当記事では、退職代行の形態や連絡が来た際の正しい対応方法、企業側が避けるべきNG行動を解説します。

退職代行とは、従業員本人に代わって会社へ退職の意思を伝えるサービスです。近年は「上司に言い出しにくい」「引き止めを避けたい」といった理由から利用が増えており、企業側には突然連絡が届くケースも少なくありません。ここでは、退職代行の基本と3つの形態を紹介します。

弁護士事務所が行う退職代行は、法律の専門家が対応する最も権限の広いタイプです。退職の意思伝達だけでなく、未払い賃金や残業代、退職金の請求、さらにはパワハラなどのトラブルに関する法的交渉まで扱える点が特徴です。

従業員と平穏な話し合いが難しいケースや、法的紛争に発展する可能性がある状況では、弁護士による退職代行が選ばれる傾向があります。企業側としては、弁護士から正式な通知が届くことも多く、対応には一定の慎重さが求められます。

退職代行ユニオンは、労働組合が運営する退職代行で、弁護士型と一般の代行業者の中間に位置するサービスです。労働組合は法律上「団体交渉権」を持つため、企業に対して退職日や有給休暇の消化、未払い賃金の支払いなどについて直接交渉できます。費用を抑えながら一定の交渉力を確保したい従業員が利用するケースが多いのが特徴です。

ただし、訴訟代理や損害賠償請求の代理など、弁護士にしか認められない行為は対応できません。企業側としては、労働組合から正式な団体交渉申入れを受ける可能性があるため、適切な対応が求められます。

民間の退職代行サービスは、一般企業が運営する最も利用者が多いタイプの退職代行です。しかし、弁護士資格を持たないため、できる業務は「本人の退職意思を伝えること」や「事務連絡の取次ぎ」に限られます。退職日の調整、有給休暇の消化、未払い残業代や退職金に関する交渉などは法律上行えず、企業と交渉を伴うケースには不向きです。費用が比較的安い一方で、サービス内容には明確な制限があります。企業側としては、法律外の要求を受けた場合は慎重な判断が求められます。

一部の民間業者では、弁護士でないスタッフが未払い残業代や退職金、慰謝料などについて企業と交渉したとされる事例が報道され、弁護士法違反の疑い（非弁行為）が指摘されています。また、弁護士事務所を紹介し、見返りとして紹介料・広告料を受け取る「非弁提携」と疑われたケースもあります。これらは法律上禁止されている行為であり、企業が対応する際にも慎重さが求められます。

退職代行から突然連絡を受けると、企業側としては何から進めるべきか迷いやすい状況になります。スムーズに手続きを進めるためには、いくつかの確認ポイントを順に押さえることが重要です。

ここでは、企業側がとるべき対応の流れを紹介します。

退職代行から連絡を受けた際は、まず業者の名称・担当者名・連絡先など、連絡元の正当性を確認しましょう。弁護士資格を持たない業者が未払い残業代や退職金などについて企業と交渉すると「非弁行為」に該当する恐れがあり、違法となる可能性があります。労働組合を名乗る場合も、労働組合法上の要件を満たす正規の組織かを確認しましょう。

また、業者が本人から正式に委任を受けているか、委任状の提示を求めて確認することも大切です。電話のみで判断せず、内容を文書で送るよう依頼し、社内で検討する時間を確保すると安全に対応できます。

退職代行から連絡があった場合でも、従業員本人の意思で依頼されているかを確認します。虚偽の申出や代理権のない依頼を防ぐため、業者へ委任状や本人確認書類の提示を求め、書面で退職意思を確認するのが安全です。

なお、従業員は「会社と直接関わりたくない」という状況で代行を利用していることが多いため、企業側から本人へ直接連絡を取るのは避けましょう。退職理由の詮索も不要で、ハラスメントが疑われる場合のみ慎重な判断が求められます。

退職手続きは、正社員・契約社員・アルバイトなど、従業員の雇用形態によって必要書類や対応が大きく異なります。特に、有期雇用（契約社員など）の場合、契約期間中は原則として従業員からの一方的な退職は認められません。まずは雇用契約書を確認し、無期雇用か有期雇用かを明確にしましょう。

有期雇用でもハラスメントや病気など「やむを得ない事由」がある場合は退職が認められるケースもあるため、事実関係を客観的に確認した上で、適切に対応する必要があります。

退職の意思や雇用形態が確認できたら、次に必要となるのが「退職届」の提出です。退職自体は意思表示の時点で法的に有効ですが、社内手続きを進める上では紙または電子データの書面での退職届が必要です。まずは退職日や氏名など必要項目に漏れがないか確認し、不備があれば再提出を依頼します。

会社で決まった書式がある場合は、代行業者を通じてフォーマットを共有し、あらためて提出してもらうとスムーズです。退職届を正式に受理した時点で、企業側の退職処理が進めやすくなります。

退職の意思と退職届が確認できたら、社員証・PC・スマートフォン・制服など、会社から支給している貸与品の返却を依頼します。退職代行を利用する従業員は会社へ来社しないケースがほとんどのため、返却方法や期日を明確に伝え、宅配便での返送を依頼するのが一般的です。

あわせて、PCやスマートフォンのデータ削除の有無など、セキュリティ面の確認も重要です。事前に貸与品の管理ルールを就業規則で定めておくと、スムーズに対応できます。

退職届を受理したら、退職日を確定させた上で社会保険の資格喪失手続きや離職票・源泉徴収票の発行など、必要な退職手続きを進めます。最終給与については、給与支払日に未払い賃金や残業代を含めて正しく精算することが重要です。支払いの遅延や不当な控除はトラブルにつながるため注意が必要です。

また、有給休暇が残っている場合は取得希望の有無を確認し、本人の意向に沿って処理します。手続き内容は書面で残し、後日のトラブルを避けるようにしましょう。

退職代行から連絡があった際、企業側の対応次第では思わぬトラブルに発展することがあります。ここでは、企業がやってはいけない代表的なNG行動を2つ紹介します。

退職代行から退職の意思が伝えられた場合、「本人ではないから」と無視するのはNGです。弁護士や労働組合が運営する退職代行であれば、退職意思表示は法的に有効と扱われます。

無視すると、退職日が確定しないまま時間だけが経過し、引き継ぎができなくなるほか、企業側の不誠実な対応としてトラブルに発展する恐れがあります。まずは業者の形態と委任の有無を確認した上で、企業として正当な窓口として対応することが大切です。

退職代行を利用している従業員に対し、「本人に直接電話するよう求める」「説得や叱責を行う」「自宅へ訪問する」といった行為は、ハラスメントと評価される恐れがあります。

多くの場合、従業員は会社との直接のやり取りが心理的負担となり、退職代行を利用しています。本人が望まない連絡を強要すると、精神的苦痛を与えたとしてトラブルや損害賠償請求に発展する可能性もあります。基本的には、退職代行を通じて必要な連絡を行い、冷静かつ適切に手続きを進めましょう。

退職代行とは、従業員に代わって退職意思を会社へ伝えるサービスで、弁護士型・労働組合型・民間型の3種類があります。連絡を受けた企業は、まず業者の身元や委任状の有無を確認し、従業員本人の意思かどうかを文書で確かめることが重要です。その上で、雇用形態を確認し、退職届の提出依頼、貸与品の返却、社会保険手続きや最終給与の精算などを順に進めます。

また、退職代行からの連絡を無視したり、本人へ直接連絡を迫ったりする行為はトラブルやハラスメントに該当する可能性があるため注意が必要です。退職代行を窓口として、冷静かつ適切に対応することが企業に求められます。