【人材採用】コンプライアンス研修はなぜ必要？違反のリスクや具体例
企業が成長する上で欠かせない考え方の1つに「コンプライアンス」があります。インターネットが発達している近年では、社内外の信用度を高める上でも、コンプライアンスは重要です。しかし、コンプライアンスの具体的な内容を詳しく理解していない人は多いのではないでしょうか。
当記事では、コンプライアンスの重要度や具体例などを踏まえて、コンプライアンス研修の必要性を解説します。コンプライアンスへの理解を深めたいと思っている人事担当者は、ぜひ参考にしてください。
目次
1. コンプライアンスとは？
コンプライアンスとは、「法令遵守」のことです。明確な定義があるわけではないものの、一般的には「法令」「就業規則」「企業理念・社会規範」の3視点がコンプライアンスに含まれます。コンプライアンスは、IT化の促進やインターネットの普及などを背景に、近年よく見聞きする言葉です。企業が不祥事を起こした場合、インターネット上で瞬く間に拡散されるようになり、日本だけでなく世界中に広まることもあります。
「法令」と聞くと、法務業務の担当だけが気を付ければよいと思う人もいるかもしれませんが、社内の全従業員が意識すべき問題です。企業は、会社法や労働基準法、消費者契約法など、さまざまな法律を守らなければなりません。そうした法を犯すことによって社会からの信用が低下すると、経営を悪化させ、倒産に追い込まれる可能性もあります。そのため、コンプライアンスは将来にわたって企業の安定性を高める上でも大切です。
2. コンプライアンス違反はなぜ起こる？
コンプライアンス違反が起こる要因としては、主に下記の3点が挙げられます。
●コンプライアンスに関する正しい知識を身に付けていない
人事部門や経営層がコンプライアンスに関する知識を得ておらず、法令を無視した経営になっている場合があります。また、就業規則や企業理念・社会規範について、従業員の理解が曖昧になっていることも、コンプライアンス違反が起こる一因です。
●未然に防止する体制が整っていない
正しい知識を習得するだけでなく、コンプライアンス違反を防止できる体制を整えることも重要です。たとえば、資料の社外持ち出しを明確に禁止していないと、自宅で仕事しようと思った従業員が、個人情報が記載された資料を持ち出す可能性があります。発生し得るコンプライアンス違反を想定し、防止のためにできる取り組みの検討が必要です。
●ノルマが過度に高い
事業推進にあたって設定されたノルマが高すぎるために、社員が何としても達成しようと法令や就業規則に反する不正行為をすることがあります。上司のマネジメント教育などを通して、過度なノルマを設定しない工夫が必要です。
2-1. コンプライアンス違反のリスクと具体例
コンプライアンス違反につながるリスクには、さまざまな種類があります。
●労務面のリスク
法律を無視した過重労働やハラスメント、非正規雇用労働者に対する不合理な待遇差などが該当します。労働基準法や男女雇用機会均等法など、労務管理に関する法令を企業側が理解していないことが、労務面のコンプライアンス違反が発生するきっかけの1つです。
●経理面のリスク
架空請求や粉飾決算など、不正な経理を行うコンプライアンス違反もあります。不正経理は、知識不足やミスではなく、自社の利益を大きく見せるために恣意的に行われるケースがほとんどです。監査法人による確認や内部告発などで明らかになります。
●情報漏えいのリスク
企業が取り扱っている、顧客情報や取引先情報などの機密性の高い情報が漏えいすると、社外からの信用を大きく低下させてしまいます。SNSに企業の作成資料を安易に載せてしまったり、カフェなど周囲に人がいる状況で未発表の企画情報を話したりするなど、日常の中にも情報漏えいリスクがあるため注意が必要です。
3. 人材を採用したら「コンプライアンス研修」を実施しよう！
コンプライアンス違反が起こると、損害賠償請求に発展し、金額によっては企業経営にも大きな影響を与えます。当事者にとどまらず、インターネットを通して世間に知れわたることもあるでしょう。そうすると既存の顧客や取引先が離れてしまい、企業のイメージが低下することで、採用活動にもマイナスの影響が出る可能性があります。
コンプライアンス違反を起こさないためには、人材を採用したタイミングで「コンプライアンス研修」を実施し、正しい知識と責任感を身に付けてもらうことが不可欠です。ここからは、コンプライアンス研修の目的やテーマの例などを紹介します。
3-1. コンプライアンス研修を実施する目的・必要性
コンプライアンス研修とは、コンプライアンスの重要性や違反するリスクなどを従業員に伝え、正しい知識を身に付けてもらうための研修です。自社の従業員に統一的な認識を持ってもらうことで、コンプライアンス違反を防ぎます。
コンプライアンス研修の主な目的は、下記の通りです。
- リスクマネジメント
- 社会規範やマナーの習得
- 職場環境の整備
コンプライアンス違反を防ぐためには、従業員一人ひとりに正しい知識を持ってもらうことが必須です。リスクマネジメントの効果を最大限に高められるよう、採用直後のなるべく早い段階でコンプライアンス研修を実施しましょう。
特に、新卒や第二新卒などの社会人経験が少ない人材には、社会規範やマナーなど、社会人としての基礎を身に付ける意味でも有効です。一人ひとりが法令や就業規則を正確に把握すれば、良好な職場環境の整備にもつながります。
3-2. コンプライアンス研修で取り上げるテーマの例
「コンプライアンス」と一口に言っても、遵守すべき内容は多岐にわたるため、特定のテーマを定めて研修を実施するほうが理解を深められます。コンプライアンス研修のテーマ例は、下記の通りです。
- 情報セキュリティ
- 法令違反
- 不正会計
特に、若い世代は日頃からインターネットを利用しているため、思わぬシーンで情報漏えいが発生する恐れがあります。日常で起こる情報漏えいのリスクも踏まえて、セキュリティ面の研修を実施することがポイントです。
自分の行為が違反に該当しないか判断するために、コンプライアンスと関連性が深い法令を認識してもらうことも大切です。また、不正会計は経理担当者や経営者だけが関係すると思われがちですが、経費計上などは日常的に発生するため、一人ひとりの従業員も正しく理解する必要があります。
3-3. コンプライアンス研修の実施方法3つ
コンプライアンス研修の代表的な実施方法は、下記の3つです。それぞれメリット・デメリットがあるため、自社に合うやり方を検討しましょう。
| オンライン研修 | 概要 | ビデオ会議ツールを使用し、オンラインによる集合研修を行います。eラーニングなどを活用すれば、個人ごとの学習も可能です。 |
|---|---|---|
| メリット | ・場所や時間を選ばない ・講演料や会場費がかからない | |
| デメリット | ・体験を伴う学習に向いていない ・リアルタイムでサポートしにくい | |
| 外部講師による研修 | 概要 | 外部の専門家を招へいし、自社で研修を実施してもらう方法です。 |
| メリット | ・自社の課題や条件に合わせてカスタマイズしてもらえる ・講師に直接質問できる | |
| デメリット | ・講演料や交通費がかかる | |
| 社外研修 | 概要 | 社外で行われている研修やセミナーに参加する方法です |
| メリット | ・社外の人材と交流できる ・講演料や会場費がかからない | |
| デメリット | ・自社に合う研修を自分たちで探す必要がある |
3-4. コンプライアンス研修の効果を高めるポイント
コンプライアンス研修の効果を最大限に高めるには、下記のポイントを押さえることが重要です。
●ディスカッションを取り入れる
研修によって得た知識やスキルは、日常の業務で生かせてこそ意味があります。そのため、ディスカッションを取り入れて、「どのような場面でコンプライアンスを意識する必要があるのか」を具体的に考えてもらいましょう。特に、オンライン研修の場合は実践的な内容が薄くなりやすいため、ディスカッションの取り入れが重要です。
●定期的に実施する
一度実施して終わりにするのではなく、定期的に実施することもポイントです。採用時に正しい知識を身に付けたとしても、日々の業務に追われてコンプライアンスの意識が薄れる可能性があります。定期的に実施すれば、理解促進だけでなく意識付けにも効果的です。
●立場に合ったテーマを決める
従業員の立場や役職に合わせた研修の実施も大切です。たとえば、採用時は基礎知識の習得が重要ですが、中堅社員になると部下がコンプライアンス違反を起こすことも想定して対応方法を学ぶ必要があります。正社員だけでなく、パートやアルバイトを対象とすることもポイントです。
まとめ
コンプライアンスとは「法令遵守」のことであり、「法令」「就業規則」「企業理念・社会規範」の3視点が含まれます。コンプライアンス違反には、労務面や経理面、情報漏えいなどのさまざまなリスクがあり、仮に起きた場合は損害賠償請求や自社イメージの大きな低下につながります。
企業においては、採用時にコンプライアンス研修を行い、従業員の理解を深めることが重要です。オンライン研修や外部講師による研修など、さまざまな方法があるため、ぜひ自社に合った方法を選択してコンプライアンス研修を実施しましょう。