ビジネス版ワークアウトとは？導入するメリットや手順を解説
一般的に「ワークアウト」とは、体を動かす運動を意味する言葉です。しかし、ビジネスの世界では別の意味で使われることがあります。ビジネスの世界でワークアウトとは、ビジネス上の問題を解決したり、組織の風土を改善したりするためのメソッドのことです。
この記事では、ビジネスの世界で使われるワークアウトの意味について、詳しく解説します。また、ビジネスの現場でワークアウトを導入するメリットについても取り上げるので、ぜひ参考にしてください。
目次
1.ビジネスの世界で使われる「ワークアウト」の意味とは？
ビジネスの世界におけるワークアウトとは、組織の業務や風土を改善するメソッドを指します。1980年代末にゼネラル・エレクトリックのジャック・ウェルチ元会長によって提唱されました。
ワークアウトという言葉は、日常生活では「体型を変えるために行う運動」を指して使われることが一般的です。例えば、筋トレや有酸素運動などを取り入れる方法が挙げられます。しかし、ワークアウトには「運動する」以外にも、「解決する・方法を考案する」などの複数の意味が存在します。
ビジネスにおけるワークアウトは、ニューイングランドの伝統的なタウンミーティングを起源として制度化されました。従業員の積極的な発言や主体的な参画を促すことで、個々人が組織でどのように行動すればよいかを自ら考え、ボトムアップの改善策を実践することを目指す方法です。
不要な仕事を見直し、組織改革を進めるための手法として、近年多くの日本企業で採用されています。
1-1.ワークアウトの目的：官僚主義の除去
ワークアウトは、多くの場合、官僚主義的体質の除去を目的として導入されます。官僚主義とは、ルールと階層によって組織を管理する手法です。社会学者のマックス・ウェーバーによると、官僚主義には以下のような特徴が見られます。
- （1）規則による明確な権限
- （2）ヒエラルヒー構造
- （3）文書主義
- （4）専門知識の必要性と資格任用制
- （5）専業
- （6）一般的な規則による規律
出典：J-STAGE「大衆による官僚制化の心理構造に関する実証的研究」
上記のような官僚主義は、巨大な組織に秩序をもたらし、権限の濫用をはじめとする不正を防ぐ役割を担ってきました。しかし、近年の急速に変化する情勢下では、機械的な管理が特徴の官僚主義的システムに限界を感じるケースも少なくありません。
例えば、官僚主義的な企業には、業務効率化や全社的な改革が進みにくいといった課題があります。また、過度なルールや手続きは、現場従業員の想像力を制約する点もデメリットです。ワークアウトは、官僚主義的な体質を改善し、短期的な問題解決で成果を上げたり、無駄な仕事を削減したりするために必要とされています。
実際に、近年では階級構造や本社スタッフの数を減らし、現場で働く従業員に対して過度な制約を与えない企業も増えています。
2.ビジネスの現場でワークアウトを導入する4つのメリット
多様化するニーズや急速な社会変化に対応するために、ビジネスにおけるワークアウトの重要性が一層認識されるようになりました。ワークアウト導入が企業にもたらす具体的なメリットとして、次の4つを紹介します。
2-1.積極的に意見交換が行われるようになる
ワークアウトでは、ワークショップやミーティングなどを通して、部署・役職の垣根を超えた意見交換を行うのが一般的です。普段発言する機会が少ない従業員も、自分たちの立場から積極的に意見を発信できるのがメリットです。
また、実際にワークアウトを通じて現場の意見が課題解決に反映されると、人前で意見するのが苦手な従業員も発言しやすくなる好循環が生まれます。多様な経験や知識を持つ各職場のプロフェッショナルな人材が積極的に意見交換を行うことで、ボトムアップの組織改善がより進めやすくなるでしょう。
2-2.現場志向のアイデアが生まれやすくなる
社員の積極的な参画を前提としたワークアウトを導入すると、現場志向のアイデアが生まれやすくなる点がメリットです。優先度の低い業務や工程を省略できる業務を洗い出すには、日々現場で業務を担当する従業員の意見を聞く必要があります。しかし、従来の官僚主義的な組織では、現場の声を経営層まですくい上げにくいのが課題でした。
ワークアウトでは、現場の声を具体的な改善策に結びつけられるため、より実態に即した改善活動が可能です。さらに、実際の意見をもとに日常業務が改善されることで、従業員個々のモチベーションが向上する効果も期待できます。
2-3.企業文化・風土を変革できる
ワークアウトを導入することで、従来の企業文化や組織風土を変革できるのも利点です。ワークアウトでは数か月程度の期限を設定し、現場主導でスピーディーな改善活動を行います。自ら考え行動する企業文化や風土が根付く効果も期待できます。
また、ワークアウトは複数の部署・担当者からの承認を得る必要がなく、意思決定までのスピードが速いのも特徴です。従来のビジネスモデル脱却のヒントとしても活用できるでしょう。
2-4.短期間で経営を立て直せる
ワークアウトに取り組むことで、数か月単位の短期間で課題解決に向けた具体策を実践し、経営を立て直す効果が期待できる点がメリットです。
ワークアウトは、課題の共有やアイデア出しにはじまり、責任者の承認や改善策の実践までを含む一連のプログラムです。責任者は、基本的に従業員同士でまとめられた提案に対して、直ちに決断を下す必要があります。
また、組織全体のために経営層から許可された活動であるため、権限や予算などの観点からも全社を巻き込んでスピード感ある改善が実現できます。必要なメンバーも、組織を横断してスムーズに編成可能です。
3.ビジネスの世界でワークアウトを進める手順
ビジネスの世界でワークアウトを進めるための手順は、以下の通りです。
（1）ワークアウトの目的を明確にする
会社のトップや経営層でワークアウトのテーマ・目的を明確にし、各部門に伝達します。
（2）課題を洗い出して変革案を考える
部署ごとにワークアウトに参加するメンバーを数名決めて、テーマに沿った課題を洗い出しましょう。課題を洗い出したら、自部署が中心となって組織横断的に取り組むべき変革案や解決案を考えます。
（3）変革案を責任者にプレゼンする
タウンホールミーティングを通じて、従業員同士でまとめた変革案を経営層をはじめとする責任者にプレゼンします。責任者は、プレゼンを受けた場で採用または却下を即断即決しなければなりません。
（4）変革案の具体的な実践計画をデザインする
変革案が採用されたチームの立案者は、部署や役職の垣根を超えて必要なメンバーを集め、ワークアウトチームを結成します。改めて組織横断的な改革内容を企画立案し、数か月以内にチームでやり遂げる具体的な実行計画を策定しましょう。
（5）変革案を実行し成果を報告する
変革案や実行計画をもとに、チームで協力しながら変革プロジェクトを推進します。実行リーダーや管理職と定期的な進捗確認を行い、必要に応じて計画やスケジュールを見直すのがポイントです。変革案を実行したら、責任者に成果を報告します。
4.ビジネスにおけるワークアウトと研修の違い
ワークアウトは、同じくビジネスの現場で活用される「研修」と間違われるケースがあります。研修は、講師を中心として、学習を目的に授業形式で実施されるのが特徴です。
一方、ビジネスシーンにおけるワークアウトは参加者である従業員が主体となって、課題解決に向けた議論を行います。経験や知識、スキルなどのアウトプットを重視する点が、インプット重視の研修とは異なります。
ワークアウトは、迅速な意思決定や必要な権限の委譲、解決策の実践を含むのが必須です。単に現場の従業員同士が自由に意見を出し合う機会ではありません。
部門や役職の垣根を超えた従業員同士が検討した問題解決手法を実行するには、必ず経営層の承認が必要です。共通の理解がなければ取り組みが失敗に終わる可能性もあるため、自社において正しい意味や手順を共有した上で、ワークアウトを進めましょう。
まとめ
ビジネスの世界でワークアウトは、官僚主義化した組織風土の改善・問題解決を図るためのメソッドを意味する言葉です。
ワークアウトを進めるためには、その目標を明確化して課題を洗い出す必要があります。その上で、変革案を考え、責任者にプレゼンします。変革案から具体的な実践計画を策定してください。変革案を実行して、その成果を検証・報告することで、ワークアウトの一連のプロセスが完了します。
このようなワークアウトの意味や手順を正確に理解して、硬直化した企業組織の変革に取り組みましょう。