シフト管理は、生産性向上や業務効率化に欠かせない作業です。従業員をまとめる立場になり、これからシフト管理を担当する人の中には、シフト管理がうまくできるか不安を感じる人もいるでしょう。従業員がシフトの提出にルーズなど、現状のシフト管理に課題を抱えている人も珍しくありません。

当記事では、シフト管理の目的や詳しい手順を紹介するとともに、シフト管理がうまくいくコツを解説します。従業員に安心して働いてもらえるよう、効率よくシフト管理する方法を身につけましょう。

シフト管理とは、シフト制で働く従業員の勤務時間帯や組み合わせを管理する業務です。下記の「Plan-Do-See」の3ステップでマネジメントを行います。

シフト管理では、効率的に業務が行えるよう従業員を配置することが大切です。

シフト管理の主な目的は、以下の2点です。

・業務効率化につなげる

シフト管理は効率的に業務ができる体制を整え、生産性の向上を目的に行います。サービスの質を維持できる適切な人数を確保することで、人件費にかかるコストを下げ、高い生産性を維持しながら効率的に動けるようになるでしょう。

・従業員の不満が溜まらないようにする

業務に応じた適切な人数を割り振り、従業員の不満が溜まらないよう調整することもシフト管理の目的です。仕事が集中する時間帯・忙しい時間帯に割り振る人数が足りなければ、特定の従業員に過度な負担がかかってしまうため、注意しましょう。

また、従業員が適度な休暇がとれるように調整することも大切です。長時間勤務が続いたり休暇がなかったりすると、従業員のモチベーション低下や体調不良につながります。

シフト管理をするときによく使われる方法には、エクセルを使う方法と、シフト管理システムを使う方法の2つがあります。

・エクセルを使う方法

関数などの数式を活用し、エクセルでシフトを管理する方法です。数式を自分で設定できるため、日付や時間の入力、従業員ごとの勤務時間の合計などを簡単に管理できます。

・シフト管理システムを使う方法

シフト管理システムを導入し、活用する方法も効果的です。エクセルと異なり、自分で表や関数を作成する必要がないため、人為的なミスを防げるでしょう。自動で勤怠管理機能や給与計算機能とデータ連携するシステムであれば、管理者の負担軽減にもつながります。

どちらの方法にも異なるメリットや特徴があるため、自社に合う方法を活用してシフト管理するとよいでしょう。

シフト管理で重要なポイントは、「業務を遂行するために最適な人数を配置すること」です。人数が不足すると、手が回らず生産性やサービス品質の低下につながります。一方で、必要以上の人数を配置した場合は、人件費の増加により利益を圧迫してしまうでしょう。

ここでは、シフト管理の手順を具体的に紹介します。

シフト管理に取り組むときは、まず必要MH（Man Hour）を把握しましょう。必要MHとは「目標達成に必要な従業員の合計時間」を表す数字です。必要MHを満たすように従業員を割り振ることで、業務に適正な従業員数を把握できます。

必要MHの計算方法は、売上予算から算出する方法と全業務の合計時間から算出する方法の主に2種類があります。

月間や年間といった長期的な計画を立てる際は、売上予算を従業員1人における1時間あたりの売上高で割って求めます。「計画を1人で行う」と想定し、必要な時間を計算する方法です。

一方、日別のように短期的な計画を立てる際には、必要な業務にかかる時間を合計して必要MHを求めます。日別の必要MHから、日別や時間帯別に必要な人数を計算しましょう。

次に、従業員から希望する勤務日や時間帯を提出してもらいます。従業員によって勤務する曜日や休日が固定されている場合は、シフト希望日の変更がある場合に提出する方法でもよいでしょう。「授業があるから夕方以降の時間帯を希望」や「子どもが学校に行っているお昼まで働きたい」など、従業員ごとにシフトを調整しやすい時間帯を把握することが大切です。

また、従業員の希望や都合を提出してもらう際は、提出期日を早めに設定することをおすすめします。時間に余裕がある状態を作っておけば、従業員の希望を考慮しながらのシフト調整がしやすくなるでしょう。

提出された希望日をもとに、シフト表を作成します。優先順位の高い業務から順番に、担当する従業員を割り当てましょう。

シフト表を作成する際は、業務の適任者に仕事を割り当てることが重要です。そのため、業務ごとの必要MHだけではなく、従業員の能力や経験などを考慮して作成してください。担当者が決まっている業務は、実施する時間帯に担当従業員のシフトを入れる必要があります。新人だけの時間帯を作らないことや、常に責任者となる立場の従業員を配置することなど、さまざまな点に注意しながら作成しましょう。

シフト表が完成したら従業員に公開し、シフトの割り振りや希望が反映されているかといった確認を促します。シフト表を従業員が見やすい場所に掲示しておくことは、勤務日の確認ミス予防にも効果的です。

なお、シフト表が完成した後も、従業員の体調不良や急な欠員により微調整が必要となる可能性があります。シフト管理者には、柔軟な対応が求められると言えるでしょう。

シフト管理を難しく感じる人は多いものの、シフト管理で発生する課題は共通していることが多い傾向です。事前にシフト管理で起こりやすい課題を理解し、解決策を知っておけば、シフト管理がしやすく感じられるでしょう。

ここでは、シフト管理のよくある課題と解決策を紹介します。

シフトの作成はさまざまな点を考慮する必要があるため、時間がかかりやすくなります。特に従業員数が多くなると、希望に合わせたシフトを考えるだけでも時間がかかり、管理も複雑になる傾向です。

シフト作成に時間がかかる場合の解決策は、希望シフトの提出期限を早めに設定することです。希望シフトの回収が早めにできれば、作成に時間がかかっても余裕を持ってシフト作成に取り組めます。また、従業員の希望に沿ったシフトを作成できない場合にも、従業員に相談したり他店舗に応援を頼んだりといった細かな調整が可能です。早めにシフト状況を把握できれば、従業員もスケジュールを調整しやすいため、双方にとってメリットがあります。

希望どおりのシフトを組めないことが原因で、シフトの公開が遅れる場合もあるでしょう。シフト表の公開が遅くなると、従業員がプライベートの予定を立てづらくなり、不満が蓄積してしまいます。そのため、シフト表はできるだけ早く公開することが重要です。

また、仮にシフトの修正が必要になった場合でも、あらかじめ従業員と良好な関係を築いておけば、シフト変更の依頼に快く応じてもらえるでしょう。

そのほか、シフト作成時に私情を挟まないことも重要なポイントです。仲のよい従業員の希望を優先したり、負担の大きい仕事が一部の従業員に偏ったりすると、ほかの従業員からの反感を買う可能性があります。公平性を保ち、協力してもらえる体制を整えることが重要です。

シフト管理は、曜日や時間帯の業務量に合わせて従業員を割り振り、効率的な体制を整えることを目的に行います。人数が不足すると従業員に負担がかかることから、業務が集中する時間帯の把握やシフトの調整も重要です。そのため、シフト管理では状況に合わせた柔軟な対応が求められます。

シフト管理をスムーズに行うコツは、事前にシフト管理で起こりやすい課題や解決策を把握することです。紹介したシフト作成の手順を参考に、効率のよいシフト管理を行いましょう。